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综合包装

浅谈SOP体系在行政权力风险防范工作中的应用

时间: 2024-06-04 13:52:49 |   作者: 综合包装

  近年来,为切实规范行政权力运行,降低权力行使过程中的廉能风险,各地都陆续开展了以排查风险、设立防线、循环管理为主要内容的风险防控工作。为提升行政权力行使过程的规范化、标准化水平,盐都区纪委在拆迁领域、办案领域风险防范管理工作中率先导入现代企业管理学中的SOP体系,成效明显。2010年以来,依照SOP体系实施风险防范管理的11个拆迁项目、178件党政纪案件,期末全部实现零投诉(零申诉)、零纠错(零复议)、零涉案(零违纪)。

  1、SOP体系能有效提升企业管理效率和效能。SOP是标准化作业程序(Standard Operating Process) 的英文首字母缩写。SOP的概念来源于公司制作运营管理,随着工业革命的兴起,生产规模逐步扩大,产品日益复杂,分工日益明细,品质成本急剧增高,各工序的管理日益困难。为统一各生产线、各操作岗位的作业程序,避免人的因素导致产品的质量下降,企业管理学家以SOP标准操作程序指导书形式统一各工序的操作步骤及方法。管理学之父彼得德鲁克(Peter Drucker)在《有效的主管》一书中曾说: SOP就是将工作know-how(知道如何做)归纳整合成书面化的制式规范,让即使不熟悉作业方法的人,也能快速进入状况,“以正确的方式,做出正确的事”。丰田生产制度(Toyota Production System)专家杰弗瑞莱克(Jeffrey Liker)和戴维梅尔(David Meier)在《实践丰田模式》一书写道:“建立标准化流程和程序,是创造稳定一致绩效的最重要关键。”如今,SOP理论在现代企业特别是服务行业中得到了广泛的应用,小到接电话,大到企业研发、生产、销售,都会用到SOP理论。

  2、行政权力运行监管与公司制作营运管理有相通之处。从企业的根本目的来看,企业做SOP无非是为了更好的提高管理运营能力,使企业获得更大的效益。从生产角度审视行政权力运行,行政权力行使与企业生产运行有相通之处,大多数表现在以下几个方面。一是行政权力与生产运行的主体都是人,行政权力行使和公司制作营运都要通过人来实现,而人具有差异性和不稳定性。二是行政权力运行与企业生产运行都是属于流程管理,流程管理就涉及到对各个节点的监督管理。SOP体系就是针对流程和节点的管理体系,行政权力运行工作一样能作为其工作载体。三是行政权力运行与企业营运都会带来结果。企业运营的结果即产品,既包括实物,也有服务,行政权力运行的结果更接近于一种服务。不同的人,由于不同的成长经历、性格、学识和经验,可能做事情的方式和步骤各不相同,即使做事的方式和步骤有相同,但做每件事的标准和度仍会有一些差异,而通过SOP体系对流程、节点的精细化管理,可以最大限度内压缩差异空间,提升工作水平。

  3、目前风险防控模式和内容有提升空间。目前,全国各地针对行政权力行使过程中存在的廉能风险,分别从风险排查评估、制度+科技、PDCA循环管理等角度陆续开展风险防范管理工作,也取得了明显成效。分析总结这些做法,各地都认为要以制度管理作为一个重要抓手,要突出建设、执行、监督等重点环节,提高制度的契合度、执行力。但在怎么样开展制度管理,特别是具体岗位、节点如何行使行政权力,精细化不够,仍然有提升、优化的空间。比如要求行政审批服务中心工作人员微笑服务,但怎么样就能说是微笑服务?比如说在拆迁工作丈量环节中,如单纯性地规定“要依纪依规丈量”在实体工作是不好落实的。因为工作主体是谁?存在哪些风险点?如何规避风险?这些都没有交待清楚,导致写在制度文件上的内容难以体现到实体工作中。而SOP的精髓就是将生产运行中的关键控制流程、节点进行细化、量化和标准化。服务性企业的SOP规定“微笑服务”就是“露出8颗牙齿”,这样就将细节进行量化和规范了。采用SOP体系将大力度提高制度的执行力,推进各项工作的标准化水平。

  通过在拆迁工作、办案工作风险防控实践,我们大家都认为在廉政风险防控工作导入SOP体系,要做好以下三个方面的工作。

  1、梳理流程,排查风险节点。SOP体系是对各项动作行为的标准化、规范化,所以必须将行政权力行使的流程和节点梳理出来,这是建立SOP体系的基础。只有把流程梳理、风险排查工作做好了, 后期SOP作业模型才有明确的目的性,各项监督纠偏工作才有落脚点。一是突出两个全覆盖,即人员全履盖和流程全履盖。只要涉及某项行政权力运行链的,都必须纳入风险排查范围,任何人都不享有豁免权。在实体工作上,坚持 “纵向到底、横向到边”,突出流程和节点,保证风险点不遗漏。二是坚持三个并重,既重视实体内容,也重视工作流程;既重视流程风险,也重视关键节点;既重视岗位风险,也重视系统风险。三是引入第三方参与风险认定。即邀请剔除此项权力行使主体以外的其他人员参与风险排查认定工作,将梳理出的流程图、排查出来的风险点归纳列成表格,向机关科室、基层单位、服务对象以及曾经行使过此项权力的人员征求意见,确保排查出的风险点客观、公正、全面。

  2、点线结合,建立SOP体系。区别于公司制作运营管理,行政权力运行SOP体系最重要的包含两个模块,一是标准模块,包括描述流程的线性模型和描述节点的点状模型。线型模型,即流程的设计、构造、修正。职能部门应绘出主流程图,然后根据主流程图做出相应的子流程图,并在流程图中标出权力运行节点。流程的设计要从有利于提高行政权力运行效能、廉洁出发,坚持依法、科学、必要的原则,把握好干线与分支、分权与集中、效率与制约、制度和政策的关系,尽可能描述完整,避免偏差和例外情况。点状模型,从工作主体、工作内容、风险源点、工作标准四个方面做标准化建模,规范各个节点的动作,尽量压缩自由裁量空间。二是纠偏模块。对权力行使人员是否依照SOP体系来执行,要建立标准模型执行情况的纠编系统。SOP的纠偏模块包括信息收集、评估分析、处理修正三个部分。通过向服务对象开展问卷调查、举报电话、专题巡访等活动,了解各项行政权力行使人员SOP执行情况。认真评估分析收集的各类信息,对问题实施分类处理,属于流程、节点设计带来的问题,通报SOP制订部门及时修改完善。对由于因为个人思想道德、能力水平等带来的作业偏差,根据形成的后果,相应追究个体责任。

  3、多措并举,扎实推行SOP体系。《SOP指导手册》是权力行使人员的“红宝书”,要及时印发《SOP指导手册》,使各项标准成为印在书面上的文件,既便于工作人员学习理解,也便于他们按图索骥,对照执行。手册的内容一般应包括各项行政权力运行流程图、权力节点明细表、标准化作业模型,以及纠偏反馈系统。要过细做好学习培训工作。在风险防范工作中导入SOP体系是一个新课题,目前仍没形成一个成熟的经验体系可资仿效。只有充分理解它的内涵,才能最大限度地缩短认识、理解、接受、践行的周期。要广泛通过宣传、示范、考核等多种形式开展培训工作,使SOP体系理念融化到每个人的血液中,使SOP体系真正成为每个人的工作指南,使模范执行SOP体系成为每个人的自觉行动。强力推进实施。坚持领导示范促推进,采取自上而下的推进方式,SOP体系涉及多个层级的权力管理,要发挥好领导的示范带头作用。要坚持督导促推进,主管单位应成立工作督导组,通过面向各个层级的问卷调查、专题巡访等形式,及时有效地发现工作人员在行政权力SOP执行过程中的问题,对反映集中的问题要迅速处理,及时化解,确保SOP执行过程中不变形、不走样。要坚持修正促推进。对反映属于流程、节点初始设计方面的问题,要及时修正完善,保证SOP体系的科学性和与实体工作的嵌合度。

  实践证明,SOP体系与风险防范工作的联合,能更加进一步提升风险防范工作的针对性、操作性、科学性。在行政权力运行风险防范管理工作中导入SOP体系是一个新课题,如何推进两者的有效融合,逐步提升风险防范工作效果,我们大家都认为应把握好以下三个方面。

  1、选准权力是关键。行政权力范围很广,包括行政许可、行政强制、行政征收、监督检查、重大事项决策等13项权力。实践中发现,纳入SOP体系管理的权力运作效果较好的都具有以下三个方面的特点,一是该项权力具有完整的权力链和权力点。这是建立SOP体系的基础,离开流程和节点,SOP就没有针对性和操作性。二是权力的客体相同,且多次重复。SOP体系是对内容相同且多次重复的动作一直在优化的结果,通过过去的经验指导即将的实践,这也是SOP体系科学性所在。如果行政权力属于“一次性”运作,由于缺乏经验基础,不要建立SOP体系,也建不好。三是执行层权力与决策层权力相比更宜于SOP体系,特别是程序化行政权力管理效果更好。这是从SOP体系制定难易程度而言的,由于难以穷究方方面面的情况,所以决策层面的SOP体系制定具有更多的挑战性,越少的特情裁量,越易于建立SOP体系。根据上面三个方面的工作体会,目前在13项行政权力当中,行政许可(审批)、行政征收(拆迁)等工作更符合建立SOP体系的要求。在实际在做的工作中,可以再一次进行选择上述领域的一项权力运行链先行试点,保证首试必胜,增强信心和认同感,然后积累经验,逐步扩大试点范围。

  2、全员参与是基础。SOP体系能不能切合实际,获得多方支持,真正得到应用,包括一线工作人员、领导层和服务对象的全员参与是基础。要积极发挥一线权力行使人员的积极性,只有这样才可以在前期将风险点排全、排准,中期制定出切实可行的模型,后期得到无差异执行。要充分的发挥领导示范引领作用,无论是在设计、制定、实施阶段,坚持自顶而下推进模式,降低推进难度和阻力。要争取包括服务对象在内社会各层次的评价。服务对象对SOP体系的好坏有更直观的体验,在风险排查阶段,要将风险点列表征求服务对象的意见;在设计和制定环节,要在一些范围内向服务对象公布SOP体系结构和内容;在执行阶段,要采取多种形式征求服务对象对新体系的意见,有条件的可以仿效银行柜台服务SOP体系引入及时效能评价系统、咨询行业计算机电话辅助访问系统(CATI)征求服务对象意见。

  3、建好模型是核心。提倡“令人满意”模型。SOP体系总体来讲就是一个行为标准,侧重标准化,但由于行政权力运行成本、信息不对称性、穷尽方案困难性,以及出于效能考虑,“令人满意”模型会是最佳选择。而把“最优”模型作为我们的努力方向,更加有助于在实体工作的推进。保证SOP体系的开放性。行政权力SOP不是单个的,它是一个体系,虽然我们大家可以单独地定义每一个行政权力链的SOP,但真正从整个政府行政权力管理来看,SOP不可能只是单个的,必然是一个整体和体系。因此,在制定SOP体系时,要预留接口,便于今后的衔接。坚持不断修正。SOP是一种作业程序的标准,任何标准都是依存于一定环境的,SOP体系建设也不能一劳永逸。环境发生变化,SOP体系也要相应修正、优化、完善。实体工作中,可通过结合其他工作,如通过PDCA循环管理固化修正完善的工作内容,确保SOP体系始终处于一个持续改善的过程,一个螺旋上升的过程。(盐都纪委 朱正成)